Inbox zero

Jedziesz na urlop. Dwa tygodnie! Rewelacja!

Pierwszego dnia do Twojej fizycznej skrzynki na listy podchodzi człowiek z ulotkami zadrukowanymi reklamą pobliskiego marketu spożywczego. Wrzuca dziesięciostronnicową ulotkę, w końcu za to mu płacą. Następnego dnia przychodzi jego kolega po fachu z marketu budowlanego ze swoja 15 stronnicową ulotką. Codziennie pojawia się nowa oferta. Schemat się powtarza. Niestrudzeni roznosiciele marketingu drukowanego dokładają makulatury do Twojej skrzynki. Kiedy wrócisz z urlopu, zobaczysz jak skrzynka na listy pęka w szwach. Wysypuje się z niej wszystko. Tylko nie ważny list polecony. Brzmi znajomo? Ba… W korytarzu mojej klatki schodowej leży nawet specjalny karton przeznaczony na tego typu prasę.

Jeżeli zabałaganione biurko jest znakiem zabałaganionego umysłu, znakiem czego jest puste biurko?

Albert Einstein

Przewrotny cytat przypisywany staremu dobremu Albertowi, akurat w przypadku skrzynki odbiorczej w moim mniemaniu, zdecydowanie nie ma zastosowania. Sam staram się doprowadzić swoją skrzynkę odbiorczą, a w zasadzie swoje wszystkie skrzynki odbiorcze do stanu „Inbox zero” zawsze przed zakończeniem pracy. Metoda ta wzięta prosto z klasyki gatunku – Getting Things Done – Davida Allena i zakłada że wszystko co wpada do skrzynki przychodzącej musi ją w szybko opuścić.

Zasada działania tej dobrej praktyki polega na tym, żeby na koniec dnia zawsze mieć tą naszą – lub nasze – skrzynki odbiorcze doprowadzone do zera, a zadania albo zrobione albo umieszczone w systemie. Sam posiadam kilka takich skrzynek:
1. Wszystkie skrzynki pocztowe (trzy firmowe, dwie prywatne),
2. Fizyczna skrzynka pocztowa (firmowa, prywatna),
3. Podręczne szybkie notatki w Evernote, na papierze,
4. Skrzynka zadań w nozbe,
5. Zadania z komunikatora.

Najbardziej pracowitym elementem jest pierwsze doprowadzenie tych skrzynek do zera. Następnie utrzymanie systemu już jest prawie bezstresowe. Korzyść z przeprowadzenia tego przejścia jest nie do przecenienia. W pełni na ten system przeszedłem z końcem 2014 i do teraz udaje mi się go utrzymać. Z szybkiej mogę spokojnie założyć, że moja produktywność i szybkość oddawania tematów wzrosła przynajmniej dwukrotnie.

Jak zacząć? Tak jak – David Allen sugeruje – dobrze przeznaczyć na początkowe ustawienie systemu przynajmniej jeden w miarę spokojny weekend. Ja swój system przestawiłem w przerwie międzyświątecznej z końcem roku 2014. Termin był idealny z kilku powodów. Koniec roku zawsze sprzyja sprzątaniu, podsumowaniom i układaniem planów na nowy rok. Wyczyszczenie skrzynek w tym okresie przychodzi iluzorycznie łatwiej.

Najpierw zidentyfikuj wszystkie swoje skrzynki odbiorcze. Potem podziel tematy ze skrzynek na cztery grupy:
1. rzeczy/zadania które zajmują mniej niż 2 minuty,
2. rzeczy/zadania które zajmują więcej niż 2 minuty,
3. rzeczy/zadania z którymi nie trzeba nic robić ale mogą się przydać,
4. rzeczy/zadania z którymi nic nie trzeba robić ale już się nie przydadzą.

Zadania które zajmują mniej niż 2 minuty – zrób od razu.
Zadania/rzeczy które się już do niczego nie przydadzą lub już nic nie wniosą, porzuć lub wyrzuć. Bez sentymentów.

Pozostałe rzeczy/zadania umieść w jednym spójnym systemie, tak żeby Twój mózg mógł odpocząć od ciągłego przetwarzania tych zadań.
Opis systemu z którego sam korzystam: tutaj.

A jak wyglądają wasze skrzynki?

Kategorie

Archiwa

Najnowsze wpisy

wieczorkiewicz Opublikowane przez:

Bądź pierwszą osobą, która zostawi swój komentarz

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *